Klauzula informacyjna dla pracowników

Drogi Pracowniku,

Pracodawca zapewnia skuteczną ochronę Twoich danych osobowych.

Chcemy, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne i nie dostały się w niepowołane ręce.

Dlatego też informujemy Cię o wykorzystywaniu Twoich danych osobowych i przysługujących Ci z tego tytułu prawach.

[Administrator Danych Osobowych] Administratorem danych osobowych Pracownika są wspólnie spółki Grupy Smithfield Polska, związane porozumieniem o współadministracji, dalej: Współadministratorzy. Wyciąg z przedmiotowego porozumienia został opublikowany na stronie www.animex.pl oraz www.agriplus.pl (w zakładce „Dane osobowe”). To te podmioty ustalają cele i sposoby przetwarzania danych osobowych Pracownika.

[Dane kontaktowe] Współadministratorzy wyznaczyli następujący punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą: Biuro Ochrony Danych Osobowych Smithfield Polska: ul. Chałubińskiego 8, 00–613 Warszawa, adres mailowy: inspektorod@smithfield.pl, inspektorod@animex.pl; inspektorod@agriplus.pl.

[Inspektor] Współadministratorzy w celu ciągłego monitorowania prawidłowości przestrzegania zasad ochrony danych osobowych powołali Inspektora Ochrony Danych. Możesz się z nim skontaktować elektronicznie wysyłając wiadomość na powyższe adresy.

Współadministratorzy przetwarzają dane osobowe Pracownika wyłącznie na podstawie prawa i  w ściśle określonych celach:

I. Dane Pracownika są wykorzystywane w celu wykonywania nałożonych na Współadministratorów obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym m.in. prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów prawa podatkowego i rachunkowości.

1. [Szczegółowy cel] Dane osobowe Pracownika będą przetwarzane w celu realizacji obowiązków nałożonych na Współadministratorów przepisami prawa, w związku z:
   1. wypełnianiem obowiązków i uprawnień wynikających ze stosunku pracy, w tym obowiązków związanych z ubezpieczeniem społecznym, poprzez:
   2. przetwarzanie danych osobowych Pracownika w procesie płacowym (m.in. wypłata wynagrodzeń i innych świadczeń wraz z potrąceniami);
   3. przetwarzanie danych osobowych Pracownika w procesie kadrowym (m.in. zawarcie umowy o pracę, aktualizacja danych osobowych pracownika, skierowanie na badania zdolności do pracy, prowadzenie i archiwizacja akt osobowych pracownika, doskonalenie zawodowe, kontrola czasu pracy, procedura na wypadek dyskryminacji i mobbingu, odpowiedzialność za powierzone pracownikowi mienie, realizacja wniosków o urlopy okolicznościowe i innych uprawnień/obowiązków wynikających ze stosunku pracy);
   4. przetwarzanie danych osobowych Pracownika dla realizacji zasad i procedur bezpieczeństwa i higieny pracy (np. w związku z wypadkiem przy pracy, chorobą zawodową, przeprowadzenie szkoleń z zakresu BHP);
   5. przetwarzanie danych Pracownika dla świadczeń z ubezpieczeń społecznych (m.in. rejestracja uprawnionego w ZUS, realizacja wniosków o urlopy macierzyńskie, urlopy ojcowskie, urlopy rodzicielskie i innych uprawnień wynikających z prawa ubezpieczeń społecznych);
   6. zapewnieniem wypełnienia obowiązku wychowania w trzeźwości i przeciwdziałania alkoholizmowi (np. kontrola trzeźwości pracowników);
   7. rozliczeniem podatku dochodowego od osób fizycznych (deklaracje podatkowe PIT), w tym prowadzeniem indywidualnych kart przychodów Pracownika;
   8. wypełnianiem obowiązków wobec organów/urzędów państwowych/samorządowych (np. kontrole Państwowej Inspekcji Pracy, kontrole ZUS, kontrole Urzędu Skarbowego, żądania policji i innych organów ścigania, sporządzanie odpowiedzi na pisma/ żądania podmiotów uprawnionych ustawowo do udostępniania danych osobowych);
   9. wypełnianiem obowiązków związanych z księgowaniem i sprawozdawczością finansową.
2. [Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Pracownika danych w celu wykonywania nałożonych na Współadministratorów obowiązków wynikających z przepisów prawa są organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, banki realizujące wypłatę wynagrodzenia, oraz podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie danych osobowych Pracownika (m.in. podmioty szkolące, świadczące usług księgowe, dostawcy zindywidualizowanej odzieży roboczej).
3. [Okres przechowywania] Dane Pracownika zebrane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa będą przechowywane przez okres do czasu ustania stosunku pracy (chyba, że przepisy prawa stanowią odmiennie), a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
4. [Prawa] Pracownikowi, w stosunku do danych zebranych w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, przysługuje prawo dostępu do treści tych danych oraz prawo do ich sprostowania, jak również prawo do usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Dane osobowe Pracownika zebrane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
6. Podanie danych jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa.
7. [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 litera c) RODO.

II. Dane osobowe Pracownika mogą być wykorzystywane we wszelkich czynnościach wynikających z zakresu obowiązków pracowniczych – wykonywania umowy o pracę (np. podpisywanie faktur, raportów, umów, protokołów, kontakt z klientem krajowym oraz zagranicznym) 

1. [Odbiorcy] Odbiorcami danych przetwarzanych w celu wykonywania umowy
   o pracę są organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, kontrahenci krajowi i zagraniczni Współadministratorów, podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie danych osobowych Pracownika, podmioty powiązane kapitałowo ze Współadministratorami oraz ich następcy prawni.
2. [Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego] W przypadku gdy Pracownik wykorzystuje w swojej bieżącej pracy służbowy adres e-mail, dane osobowe takiego Pracownika są przekazywane poza obszar EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), tj. do Smithfield Foods Inc. w USA. W związku z tym przekazywaniem, Współadministratorzy zastosowali następujące środki zabezpieczające: 1) podpisano ze Smithfield Foods Inc. umowę zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską regulującą zasady przekazywania danych i dostępu do nich przez Smithfield Foods Inc. (Data Transfer Agreement); 2) zakres przekazywanych danych jest ograniczony wyłącznie do służbowych danych kontaktowych Pracownika znajdujących się w książce adresowej w Microsoft Outlook; 3) dostęp do przekazanych danych mają wyłącznie pracownicy lub stali współpracownicy Smithfield Foods Inc. zgodnie z ustalonym zakresem posiadanych uprawnień.
   Dodatkowo, Współadministratorzy informują, że w zakresie w jakim korzystają z usług Microsoft, przetwarzanie związanych z tym danych osobowych odbywa się na terytorium EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
   Wszelkich dodatkowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl, inspektorod@agriplus.pl.
3. [Okres przechowywania] Dane Pracownika będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi u Współadministratorów wytycznymi archiwizacji dla poszczególnych kategorii dokumentów zawierających dane osobowe Pracownika, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.
4. [Prawa] Pracownikowi, w stosunku do danych przetwarzanych w wykonaniu umowy o pracę przysługuje prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, jak również prawo do usunięcia, przenoszenia lub ograniczenia przetwarzania. Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Dane osobowe Pracownika zebrane w celu wykonania umowy o pracę nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
6. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla wykonywania umowy o pracę.
7. [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 litera b) RODO.

III. Dane Pracownika są wykorzystywane w uzasadnionych prawnie celach pracodawcy, tj. w celu ochrony mienia zakładu pracy, wykonywania analiz i opracowań korporacyjnych.

1. [Szczegółowy cel] Dane osobowe Pracownika będą przetwarzane również w prawnie uzasadnionych celach realizowanych przez Współadministratorów, tj.:
   1. dla sprawnej realizacji bieżącej działalności, w tym realizacji procesów biznesowych i administracyjnych związanych z przedmiotem działalności, w których uczestniczy Pracownik w związku z wykonywaniem stosunku pracy (np. korespondencja poczty służbowej, obsługa portalu korporacyjnego, dokumentacja procesów, delegacje);
   2. dla realizacji polityki korporacyjnej spółek Grupy Smithfield Polska, do której należą Współadministratorzy oraz przygotowywania raportów i opracowania analiz;
   3. dla przeprowadzania analizy wydajności pracy i sprawdzenia realizacji celów przypisanych pracownikom;
   4. dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Współadministratorów na szkodę;
   5. do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej.
2. [Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Pracownika danych przetwarzanych w uzasadnionych celach Współadministratorów są organy państwowe i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie danych osobowych Pracowników, jak również podmioty powiązane kapitałowo ze Współadministratorami i ich następcy prawni.
3. [Przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego] W przypadku gdy Pracownik wykorzystuje w swojej bieżącej pracy służbowy adres e-mail, dane osobowe takiego Pracownika są przekazywane poza obszar EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), tj. do Smithfield Foods Inc. w USA. W związku z tym przekazywaniem, Współadministratorzy zastosowali następujące środki zabezpieczające: 1) podpisano ze Smithfield Foods Inc. umowę zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską regulującą zasady przekazywania danych i dostępu do nich przez Smithfield Foods Inc. (Data Transfer Agreement); 2) zakres przekazywanych danych jest ograniczony wyłącznie do służbowych danych kontaktowych Pracownika znajdujących się w książce adresowej w Microsoft Outlook; 3) dostęp do przekazanych danych mają wyłącznie pracownicy lub stali współpracownicy Smithfield Foods Inc. zgodnie z ustalonym zakresem posiadanych uprawnień.
   Dodatkowo, Współadministratorzy informują, że w zakresie w jakim korzystają z usług Microsoft, przetwarzanie związanych z tym danych osobowych odbywa się na terytorium EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
   Wszelkich dodatkowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl, inspektorod@agriplus.pl.
4. [Okres przechowywania] Dane Pracownika będą przechowywane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Pracownika sprzeciwu wobec takiego przetwarzania.
5. [Prawa] Pracownikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, jak również prawo do ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Dane osobowe przetwarzane w uzasadnionych celach Współadministratora nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
7. Podanie danych jest dobrowolne. Podanie danych osobowych jest niezbędne do prawidłowej realizacji umowy o pracę, a brak ich podania uniemożliwia należyte wykonywanie całości obowiązków wynikających ze stosunku pracy.
8. [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 litera f) RODO.

W ściśle określonych przepisami prawa przypadkach Pracodawca  jest uprawniony przetwarzać dane osobowe Pracownika (np. w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) na podstawie odrębnej zgody. Podobnie w razie wykorzystywania danych Pracownika dla potrzeb marketingu produktów Pracodawcy lub oferowania sprzedaży składników majątku Pracodawcy.

W przypadku udzielenia przez Ciebie takiej zgody, za każdym razem zostanie odrębnie wypełniony przez Pracodawcę obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.