Klauzula informacyjna dla kontrahentów

Dostawco Towarów i Usług dla spółek Grupy Smithfield Polska, Kontrahencie

Chcemy żebyś wiedział i był świadomy, dlatego informujemy:

[Administrator Danych Osobowych] Administratorem danych osobowych są wspólnie spółki Grupy Smithfield Polska, związane porozumieniem o współadministracji, dalej: Współadministratorzy. Wyciąg z przedmiotowego porozumienia został  opublikowany na stronie www.animex.pl oraz www.agriplus.pl (w zakładce „Dane osobowe”). To te podmioty ustalają cele i sposoby przetwarzania Twoich danych osobowych.

[Dane kontaktowe] Współadministratorzy wyznaczyli następujący punkt kontaktowy dla osób, których dane dotyczą: Biuro Ochrony Danych Osobowych Smithfield Polska: ul. Chałubińskiego 8, 00–613 Warszawa, adres mailowy: inspektorod@animex.pl; inspektorod@agriplus.pl.

[Inspektor] Współadministratorzy celem bieżącego monitorowania prawidłowego przestrzegania zasad ochrony danych osobowych powołali Inspektora Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl; inspektorod@agriplus.pl.

Współadministratorzy przetwarzają Twoje dane osobowe wyłącznie na podstawie prawa i w ściśle określonych celach:

I. Przede wszystkim Twoje dane są wykorzystywane w celu wykonania umowy (bez nich nie można by np. wystawić faktury, podpisać umowy)

1. [Szczegółowy cel] Twoje dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonywania przedmiotu zawartej umowy, w tym dokonywania nadzoru i sprawdzeń, o których mowa w umowie.
2. [Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Ciebie danych osobowych są dostawcy innych towarów i usług niezbędnych do realizacji ww. celów, banki wypłacające wynagrodzenie, kontrahenci Współadministratorów oraz podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie Twoich danych osobowych (m.in. jednostki audytu zewnętrznego) i podmioty powiązane kapitałowo ze Współadministratorami oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym organy państwowe.
3. [Okres przechowywania] Twoje dane będą przetwarzane do czasu zakończenia wszelkich czynności faktycznych i prawnych niezbędnych do realizacji umowy oraz w zakresie wymaganym przez przepisy prawa (m.in. podatkowego) lub dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Po tym czasie Twoje dane zostaną usunięte
4. [Prawa] Przysługuje Ci prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. Podanie danych stanowi warunek zawarcia Umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, jednak konsekwencją niepodania tych danych będzie brak możliwości zawarcia i realizacji umowy.
6. [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

II. Twoje dane są wykorzystywane w prawnie uzasadnionych celach Współadministratorów, tj. w celu ochrony mienia oraz wykonywania naszej pracy biurowej i operacyjnej, które są niezbędne dla grupy spółek jaką jesteśmy (bez tego nie można by np. dokonywać analiz i raportów, tworzyć harmonogramów, poprawiać i usprawniać naszej współpracy na przyszłość – tym zajmują się nasi koledzy w centrali)

1. [Szczególny cel] Twoje dane osobowe będę przetwarzane również w prawnie uzasadnionych celach realizowanych przez Współadministratorów, tj. :
   1. dla sprawnej realizacji bieżącej działalności Współadministratorów, w tym realizacji procesów biznesowych i administracyjnych związanych z przedmiotem działalności Współadministratorów;
   2. dla realizacji polityki korporacyjnej grupy Smithfield Foods Polska oraz przygotowywania raportów i opracowania analiz;
   3. dla zapewnienia ochrony mienia, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Współadministratorów na szkodę;
   4. do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń z tytułu prowadzonej przez Współadministratorów działalności gospodarczej.
2. [Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Ciebie danych osobowych są inni dostawcy towarów i usług niezbędnych do realizacji ww. celów oraz podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie Twoich danych osobowych, podmioty powiązane kapitałowo ze Współadministratorami oraz podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym organy państwowe.
3. [Okres przechowywania] Twoje dane będą przechowywane do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Współadministratorów stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania. Po tym czasie Twoje dane zostaną usunięte.
4. [Prawa] Przysługuje Ci prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, jak również prawo do ich usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Dane osobowe przetwarzane w uzasadnionych celach Współadministratora nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
6. Podanie danych jest dobrowolne.
7. [Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego] W przypadku gdy skontaktujesz się z którymkolwiek ze Współadministratorów za pomocą wiadomości e-mail, Twoje dane osobowe są przekazywane poza obszar EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), tj. do Smithfield Foods Inc. w USA. W związku z tym przekazywaniem, Współadministratorzy zastosowali następujące środki zabezpieczające: 1) podpisano ze Smithfield Foods Inc. umowę zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską regulującą zasady przekazywania danych i dostępu do nich przez Smithfield Foods Inc. (Data Transfer Agreement); 2) zakres przekazywanych danych jest ograniczony wyłącznie do służbowych danych kontaktowych oraz informacji zawartych w przesyłanej korespondencji mailowej; 3) dostęp do przekazanych danych mają wyłącznie pracownicy lub stali współpracownicy Działu IT Smithfield Foods Inc. zgodnie z ustalonym zakresem posiadanych uprawnień oraz tylko w sytuacjach związanych z potencjalnym zagrożeniem bezpieczeństwa systemów informatycznych.
   Dodatkowo, Współadministratorzy informują, że w zakresie w jakim korzystają z usług Microsoft, przetwarzanie związanych z tym danych osobowych odbywa się na terytorium EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
   Wszelkich dodatkowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl, inspektorod@agriplus.pl.
8. [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit f) RODO.

III. Twoje dane są wykorzystywane w celu wykonywania nałożonych na nas obowiązków podatkowych 

1. [Cel] Twoje dane osobowe będę przetwarzane również w celu realizacji obowiązków nałożonych na ADO przepisami prawa.
2. [Odbiorcy] Odbiorcami podanych przez Ciebie danych są podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa (np. Urzędy Skarbowe, organy kontrolne, organy ścigania), podmioty powiązane kapitałowo ze Współadministratorami oraz podmioty, którym Współadministratorzy powierzyli przetwarzanie Twoich danych osobowych.
3. [Okres przechowywania] Twoje dane zebrane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa będę przechowywane przez okres do wypełnienia tych obowiązków i przez okres wymagany przez przepisy prawa.
4. [Prawa] Przysługuje Ci prawo dostępu do treści danych osobowych oraz prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
5. [Zautomatyzowane podejmowanie decyzji] Twoje dane zebrane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;
6. Podanie danych jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa podatkowego i standardów rachunkowości.
7. [Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego] W przypadku gdy skontaktujesz się z którymkolwiek ze Współadministratorów za pomocą wiadomości e-mail, Twoje dane osobowe są przekazywane poza obszar EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), tj. do Smithfield Foods Inc. w USA. W związku z tym przekazywaniem, Współadministratorzy zastosowali następujące środki zabezpieczające: 1) podpisano ze Smithfield Foods Inc. umowę zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską regulującą zasady przekazywania danych i dostępu do nich przez Smithfield Foods Inc. (Data Transfer Agreement); 2) zakres przekazywanych danych jest ograniczony wyłącznie do służbowych danych kontaktowych oraz informacji zawartych w przesyłanej korespondencji mailowej; 3) dostęp do przekazanych danych mają wyłącznie pracownicy lub stali współpracownicy Działu IT Smithfield Foods Inc. zgodnie z ustalonym zakresem posiadanych uprawnień oraz tylko w sytuacjach związanych z potencjalnym zagrożeniem bezpieczeństwa systemów informatycznych.
   Dodatkowo, Współadministratorzy informują, że w zakresie w jakim korzystają z usług Microsoft, przetwarzanie związanych z tym danych osobowych odbywa się na terytorium EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
   Wszelkich dodatkowych informacji udziela Inspektor Ochrony Danych, możesz się z nim skontaktować wysyłając wiadomość na adres: inspektorod@animex.pl, inspektorod@agriplus.pl.
8. [Podstawa prawna] Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych stanowi art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

UWAGA!!!

Współadministratorzy mogą być również uprawnieni w przypadkach ściśle określonych przepisami prawa przetwarzać Twoje dane osobowe na podstawie odrębnej zgody. Każdorazowo w przypadku udzielenia przez Ciebie takiej zgody, zostanie wypełniony przez nas odrębnie obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO.